Organizar bem a agenda do estúdio fotográfico é uma tarefa essencial para evitar complicações. Além de que, com uma maior organização, vão conseguir proporcionar uma boa experiência ao cliente.

Atualmente a nossa agenda está completamente preenchida durante o ano e a nossa maior preocupação é não deixar blocos de horários disponíveis entre sessões, de forma a rentabilizar o próprio tempo em estúdio. Ainda assim, a flexibilidade para com o cliente é sempre valorizada e é importante que ele consiga escolher a hora e o dia mais apropriados. O truque é organizar bem a agenda para libertar já os horários que são mais convenientes para diminuir os tempos mortos em estúdio.

A "educação" do cliente para que este seja sensível com o nosso trabalho e horários é, também, por si só uma forma de trabalharmos a nossa imagem e de mostrarmos credibilidade no mercado de trabalho.

Sabiam que 80% dos consumidores declaram que a experiência que a empresa proporciona é tão importante quanto o serviço?

Existem alguns pontos essenciais que temos sempre em conta na organização da nossa agenda:

1. Quanto tempo demoramos a realizar cada sessão?

Todas as sessões têm requisitos e necessidades diferentes. Uma sessão com um bebé ou com uma família numerosa exigirão de nós tempo e atenção diferentes. E, por isso, na altura da marcação das sessões na nossa agenda, devemos sempre considerar estes aspetos.

2. O tipo de cliente é importante!

O tipo de cliente é, por si só, um ponto chave na marcação da nossa agenda. É importante que tenhamos a capacidade de compreender o nosso cliente e identificar as suas características. Por exemplo, um cliente que faça uma deslocação significativa para o nosso estúdio, poderá, muito provavelmente, ser um cliente que chegue 15 a 20 minutos atrasados e, esse atraso, pode interferir em muito com o decorrer do resto do dia, afetando todas as sessões seguintes. Ao termos este período em consideração, conseguimos diminuir os atrasos sentidos nas sessões seguintes e evitar passar uma imagem de instabilidade ao resto dos nossos clientes.

3. Relembrar é essencial!

No nosso estúdio telefonamos sempre 3 dias antes da sessão e enviamos mensagem na véspera. Esta é uma forma, não só de mostrarmos competência e atenção aos nossos clientes ao longo de todo o processo, mas também de garantirmos que os nossos clientes não se esquecem das suas marcações e do horário da mesma.

4. Tempo vs Produtividade

Na altura das marcações, os nossos clientes já sabem qual é a duração das sessões e, por mais que o fluxo da própria sessão até possa mostrar a necessidade de estarmos mais tempo do que o inicialmente marcado, é importante que honremos todos os timings definidos. Ninguém gosta de esperar, muito menos quando se trata de um serviço premium (como o que queremos oferecer), como tal, devemos ser sensíveis com os restantes clientes.
Tendo o horário da sessão bem definido, a nossa produtividade também acaba por ser maximizada para aqueles 30-45 minutos de captação e a nossa total atenção está na família e não a pensar em atrasos ou erros.

5. Qual vai ser a faturação mensal?

A estimativa de faturação mensal é um dos pontos mais importantes que temos em consideração. Com um bom planeamento e organização da agenda, podemos estimar o que iremos faturar mensalmente e, até, anualmente. Com estes números presentes, podemos ajustar o nosso planeamento de acordo com os nossos objetivos de faturação.

Como organizar as marcações no Natal?

Organizar as marcações de Natal requer um esquema e planeamento distintos das sessões normais que realizamos. No nosso estúdio, adotamos 4 fases:

• Aos clientes que fazem as sessões de Natal, disponibilizamos a opção de marcação para o Natal seguinte (1 ano antes);
• Começamos a comunicar internamente, ou seja, para clientes já fidelizados (6 meses antes);
• Reforçamos a urgência de marcar pois as vagas são poucas (4 meses antes);
• Após a apresentação dos cenários, abrimos as últimas vagas (2 meses antes).
  

Apostar num bom planeamento diário 

As nossas sessões iniciam às 9h30 e terminam às 19h30, sendo que cada cliente ocupa 1 hora da nossa agenda. Em termos práticos, oferecemos 45 minutos de sessão e, os restantes 15 minutos, são para lidar com possíveis imprevistos, preparação e interação com o cliente.  

Em média, realizamos 8 sessões diárias e cerca de 400 sessões durante os 2 meses de captação de Natal.

Mais que uma sessão, uma experiência!

O que temos em conta quando elaboramos o nosso Pack de Natal?

1. Idealização do cenário
2. Investimento no cenário
3. Dia da marcação da sessão
4. Fotógrafo
5. Material fotográfico
6. A marca
7. Edição

O que não deixamos de fazer?

1. Telefonema de confirmação
2. Envio de sms na véspera
3. Oferta de uma boa experiência no dia da sessão, recheado de surpresas
4. Acompanhamento pós-sessão
5. Entrega

O processo de seleção:

• Quando o nosso cliente escolhe fotografias da sessão na loja, o serviço do cliente é feito no mesmo dia, de forma a evitar a acumulação de trabalho.
• Aos clientes que fazem uma deslocação significativa, oferecemos a possibilidade de entregar tudo após 30 minutos.
• Quando o cliente escolhe fotografias da sessão online, disponibilizamos 3 dias para a seleção das fotografias. 

No estúdio, preferimos sempre que o cliente escolha as fotografias presencialmente pois, como a compra acontece por impulso, conseguimos sempre que ele escolha mais fotos e compre mais produtos, aumentando assim o ticket da nossa sessão.

Criar um plano de vendas? 

É essencial definir metas de venda e objetivos claros para o crescimento do nosso negócio. 

Procuramos sempre potenciar o nosso trabalho através da divulgação do mesmo e do nosso posicionamento. Oferecemos um serviço premium e temos uma equipa com largos anos de experiência. Esta competência é algo que não podemos deixar de reforçar para que o nosso cliente comece logo a valorizar o nosso trabalho e o investimento que vai fazer nele. 

No estúdio, privilegiamos a venda assistida. Deixamos o nosso cliente à vontade para decidir se e quais produtos quer, mas tentamos sempre ajudar e direcionar para o(s) produto(s) que nos traz(em) mais retorno. 

E vocês? Que estratégias utilizam no vosso negócio?